Ridurre i costi ed aumentare l’utile di un’azienda? Ci pensa l’E-Procurement

Tra le PMI questa modalità è ancora poco conosciuta e poco utilizzata, a causa di alcune problematiche che - come si dettaglierà in questo articolo - oggi sono facilmente bypassabili.

E-Procurement per aumentare utilie azienda

In questo articolo si parlerà di una strategia che può aiutare ad aumentare l’utile di una azienda in maniera davvero molto efficace.

Tra le PMI questa modalità è ancora poco conosciuta e poco utilizzata, a causa di alcune problematiche che – come si dettaglierà in questo articolo – oggi sono facilmente bypassabili.

La cosa molto interessante è che le grandi aziende già da tempo sfruttano questa strategia a loro favore per ridurre i costi ed aumentare il proprio utile. Non ci resta quindi che capire di cosa si tratta e vedere step by step come implementarla nella nostra azienda.

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Credits: smartercompany.it

Il valore dei tuoi acquisti

Partiamo da una statistica importante: in una impresa di produzione il valore di tutti gli acquisti incide mediamente sul 60% del fatturato.

Quindi se riduciamo i costi di produzione come l’acquisto di materie prime, semilavorati e servizi, andiamo ad impattare direttamente e positivamente sull’utile aziendale. In parole povere se spendiamo meno per acquistare quello che ci serve in azienda, avremo un utile nettamente più alto.

Come fare però per ridurre questi costi?

 

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Cioè come facciamo a spendere meno? C’è da dire che nelle PMI l’attenzione “agli acquisti” è sempre stata molto forte e questo di per sè è un bene.

Purtroppo però questa attenzione si traduce in un processo sbagliato o poco efficace. Basti pensare che spesso le decisioni di spesa sono vagliate direttamente dall’imprenditore. Questo lo porta ad essere un vero “collo di bottiglia” e purtroppo tutto ciò accade anche quando esiste un responsabile acquisti (che spesso è un ricoperto da membri stessi della famiglia dell’imprenditore o da figure che riscuotono una totale fiducia dell’imprenditore in una sorta di presidio anticorruzione).

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Lo svantaggio delle PMI rispetto alle grandi aziende

Le PMI, inoltre, partono da una situazione di svantaggio rispetto alle grandi aziende, perché:

  • non hanno il loro potere di acquisto;
  • spesso manca un reparto acquisti o anche semplicemente un responsabile degli acquisti;
  • tutte acquistano nel momento in cui ne hanno bisogno, senza seguire una procedura standardizzata e condivisa;
  • gli ordini che potrebbero essere effettuati in maniera unica con un netto risparmio (di tempo e di denaro), vengono “frammentati” in micro-ordini proprio perché si acquista spesso nel momento del bisogno.

Questa situazione oltre a non garantire molta trasparenza, fa crescere le spese generali e riduce enormemente i margini di profitto.

Per ottenere un vero cambiamento occorre dotarsi di una procedura stabile: cioè di un processo standard e condiviso che uniforma tutta la fase di acquisto all’interno dell’azienda.

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Le PMI, in aggiunta, partono da una situazione di svantaggio rispetto alle grandi aziende, perché:

  • mantenere tracciata nel dettaglio ogni fase del processo, dal momento in cui si presenta la necessità di acquisto;
  • uniformare i comportamenti dei dipendenti e del management rispetto alla volontà aziendale (quindi tutti seguono lo stesso standard);
  • mantenere il controllo degli acquisti e garantirne la trasparenza;
  • ottenere le migliori condizioni dai fornitori.

Ma come fare a dotarsi di una procedura standard e condivisa di acquisto che ci porti tutti questi benefici?

La soluzione è l’E-Procurement: cioè un vero e proprio processo di approvvigionamento digitale.

L’E-Procurement consente alle PMI di gestire digitalmente l’intero processo di acquisto, dalla nascita della richiesta, passando attraverso la negoziazione o gara telematica, fino alla formalizzazione del servizio e relativo ordine.

Per capire anche solo in minima parte l’enorme portata di questa innovazione, basti pensare che attraverso l’e-procurement è possibile realizzare aste online digitali in cui i clienti ricercano i prodotti o i servizi di cui hanno bisogno, ed i fornitori possono interagire avanzando le loro proposte.

Hai bisogno di un lotto di bulloni con certe caratteristiche?

Fatti guidare dal tuo software di e-procurement, crea un’asta ed il gioco è fatto. Sicuramente avrai la partita di bulloni che stai cercando con il miglior rapporto qualità-prezzo!

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Funzionalità dell’e-procurement

Questa è solo una delle funzionalità di questi software, infatti oltre ad abbattere i costi grazie alle gare online e grazie all’aumento della competizione tra fornitori, ti permettono di:

  • avere un albo fornitori informatico aggiornato in tempo reale;
  • facilitare l’ampliamento della base fornitori perché su piattaforme accedono anche ad aziende con cui in questo momento tu non collabori e che non conosci. Questo aumenta la concorrenza tra i tuoi fornitori, garantendoti il miglior rapporto qualità-prezzo;
  • aumentare l’efficienza nella raccolta del fabbisogno interno;
  • aver maggiore trasparenza delle operazioni di negoziazione
    (digitalizzazione documentale), in questo modo puoi vedere esattamente ed immediatamente tutto quello che è stato fatto;
  • monitorare i livelli di spesa e i risparmi ottenuti (economici, tempo di forza lavoro);
  • valutare i fornitori in base alle loro performance di fornitura;
  • velocizzare i processi di acquisto.

Ma come mai ancora la maggior parte delle PMI non ha ancora introdotto questo processo e questa tipologia di software in azienda?

Premettiamo innanzitutto che questo non è necessariamente un qualcosa di negativo per te. Se sei un’imprenditore o se gestisci un ufficio acquisti di una PMI, l’introduzione di un software di E-Procurement in azienda può darti un vantaggio competitivo non indifferente rispetto alla tua attuale concorrenza. Quindi dal tuo punto di vista – momentaneamente – non è un problema se la maggior parte delle PMI ancora non usa strumenti di E-Procurement. Lo può diventare solo nel momento in cui deciderai di non provare queste nuove soluzioni, visto che prima o poi i tuoi competitor lo faranno.

In generale sono due le motivazioni che hanno limitato finora l’introduzione di queste tecnologie nelle PMI:

  1. la tendenza aziendale a conservare le procedure tradizionali (“continuiamo a fare come abbiamo sempre fatto”).
  2. il costo dell’innovazione del processo di Procurement.
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Il problema del costo

In realtà il costo, oggi, non è più un problema, infatti i nuovi servizi che il mondo Cloud mette a disposizione, consentono di azzerare i costi di investimento nei software gestionali ed i costi di mantenimento delle infrastrutture.

Esistono software che permettono alle PMI di creare in maniera agile, efficace un processo di E-Procurement, riuscendo ad abbassare i costi degli acquisti mediamente del 10%, oltre ovviamente a portare tutti i benefici di cui abbiamo parlato in questo articolo.

Uno dei software che abbiamo testato in questo ambito è Smarter Procurement, una piattaforma di E-Procurement sviluppata esclusivamente per le PMI.

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Smarter Procurement è una soluzione completamente in cloud (quindi nessuna installazione è richiesta) che ti garantisce i massimi benefici di un processo di E-Procurement in azienda:

  • Riduzione dei costi di approvvigionamento con un risparmio stimato tra l’8% ed il 12%;
  • Tracciamento di tutti i processi di acquisto, in modo tale da mantenere in memoria tutte le attività che sono state svolte dai tuoi buyer;
  • Avvisi delle scadenze, per essere aggiornato sulla tua situazione e quella dei tuoi fornitori;
  • Selezione dei fornitori attraverso un processo di accreditamento automatico per poter confrontare le loro proposte in maniera semplice ed istantanea;
  • Gestione delle gare online per avere prodotti con il miglior rapporto qualità/prezzo.

E tanto altro ancora.

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Dal nostro punto di vista, vale sicuramente la pena provare ad inserire un software come questo nel ventaglio dei tool utilizzati in azienda. Non solo per un mero risparmio economico (che già di per sé varrebbe l’investimento in un prodotto del genere) ma soprattutto per la standardizzazione ed il controllo totale del processo di acquisto. Questo permette un salto di qualità incredibile per la nostra azienda, riducendo moltissimo il tempo perso inutilmente dai nostri dipendenti ed aumentando in maniera significativa il vantaggio competitivo della nostra attività.