Dalla fase embrionale alla chiusura di un progetto: quanto pesa la comunicazione durante questo percorso?  È tutto così banale come può apparire?

-Articolo a cura di Alberto Loffredo

La comunicazione si pone alla base di qualunque attività quotidiana, risultando un processo naturale ed importante: ogni volta che leggiamo, ascoltiamo o parliamo, stiamo infatti comunicando.  Tuttavia, molte volte ci capita di giungere a conclusioni errate o di esprimere opinioni fuori dal contesto, dovute ad un cattivo modo di comunicare; se ciò è ininfluente in determinate situazioni, in ambito lavorativo, ed in particolare nel campo del project management, risulta inaccettabile.

Al fine di poter ottenere un ottimo risultato al termine di un progetto, è necessario dunque porre le giuste attenzioni alle modalità con cui le parti coinvolte si relazionano e si interfacciano tra loro.
La comunicazione rappresenta, in tutte le sue sfaccettature, il tramite maggiormente utilizzato da un project manager durante il ciclo di vita del progetto stesso, non solo con lo scopo di raccogliere e distribuire le informazioni attraverso report e riunioni, ma soprattutto con l’intento di coinvolgere le parti per ottenere un risultato auspicabile.

Il primo passo per un responsabile di progetto è quello di pianificare la comunicazione stessa, individuando innanzitutto gli stakeholder (letteralmente “portatori di interessi”).
Nello specifico, essi sono persone ed organizzazioni attivamente coinvolte nel progetto e che possono influire sugli obiettivi e sul risultato dello stesso [1]; inoltre possono essere classificati in base al potere esercitato sul piano di lavoro ed al livello di interesse da essi espresso [2].

Tipologie di Stakeholder Interesse Alto Interesse Basso
Potere Alto Primari (Project manager, clienti, dipendenti, sponsor) Istituzionali (Amministrazione, stato)
Potere Basso Operativi (Fornitori) Secondari (Mass media, opinione pubblica)
  1.  Identificazione degli Stakeholder in base al livello di interesse ed al potere esercitato.

Successivamente sorge la necessità di stilare il cosiddetto “piano della comunicazione”, cercando di delineare esigenze e aspettative degli stakeholder e di pianificare i tempi ed i modi con cui relazionarsi con quest’ultimi. In questa fase bisogna dare il giusto peso alle riunioni ed ai report, che durante il progetto saranno i principali, e fondamentalmente unici, mezzi per lo scambio di informazioni. Peraltro, questi possono rivelarsi delle situazioni ideali in cui prendere decisioni strategiche tali da riportare il lavoro nella giusta direzione qualora se ne creasse il bisogno.

Infine, quando il progetto giunge al termine, è opportuno procedere con la fase di chiusura. Essa comprende le operazioni che permettono di verificare se il lavoro abbia raggiunto i risultati prestabiliti (raccolta della documentazione, analisi del successo del lavoro stesso) [2] e rappresenta un’opportunità per tirare le somme ed individuare i fattori che hanno influito sugli aspetti positivi e negativi del prodotto finale.

Quanto descritto dimostra che la comunicazione sta acquisendo un ruolo sempre più preponderante nel campo del project management e si rivela uno strumento tanto utile quanto difficile da gestire. A tal proposito, il più delle volte emerge una nuova figura professionale, il documentation manager, per garantire la corretta gestione di tutte le attività sopraelencate in modo da raggiungere lo scopo nel modo più efficace possibile.

D’altronde, come potrebbe un progetto essere correttamente eseguito se non esistessero adeguati strumenti per la comunicazione? [2]

 

Bibliografia
[1] PMI (1996), Principles of project management, Project Manager Institute, Newton Square, PA.
[2] Bassi A., Tagliafico M. (2007), Il valore strategico della comunicazione nel project management, FrancoAngeli, Milano.