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Il bilancio è un documento tecnico fondamentale per la gestione di qualsiasi attività d’impresa. Secondo le normative vigenti in Italia, i soggetti che esercitano attività imprenditoriale all’interno del territorio nazionale devono effettuare l’iscrizione al Registro delle Imprese presso la Camera di Commercio; si tratta di un archivio informatico di carattere pubblico, previsto dal Codice Civile e implementato a partire dal 1996 per effetto del DPR n. 581 del 1995. Le società di capitali utilizzano il Registro delle Imprese anche per l’adempimento del deposito del bilancio, tramite un servizio attivo presso il portale ufficiale del Registro stesso.
La procedura di deposito del bilancio aziendale viene gestito interamente per via telematica; è possibile utilizzare un apposito software, utile soprattutto per le Società per Azioni che devono depositare anche l’elenco dei soci. In alternativa, le aziende possono ricorrere ad un servizio di deposito online, maggiormente indicato per le Società a Responsabilità Limitata. A prescindere dalla procedura scelta, la pratica deve essere sottoscritta con la firma digitale di un legale rappresentante. A partire dal 2010, inoltre, è obbligatorio depositare il bilancio in formato XBRL (acronimo di eXtensible Business Reporting Language), in base a quanto disposto dal DPCM del 10 dicembre 2008, tranne per quelle società esonerate dalla legge: società quotate in mercati regolamentati o che redigono il bilancio secondo parametri contabili internazionali (così come le controllate da queste ultime), assieme alle banche ed altri istituti finanziari. Dal punto di vista pratico, per depositare correttamente il bilancio d’impresa è necessario disporre di un dispositivo per la firma digitale, una casella PEC (Posta Elettronica Certificata) e un software per la compilazione e l’invio della domanda.
Il bilancio d’esercizio contiene le informazioni salienti relative alle attività societarie o aziendale, in riferimento all’anno precedente. Le voci che caratterizzano il documento tecnico sono: il conto economico, lo stato patrimoniale, la nota integrativa e il rendiconto economico. Nel primo vengono indicati i costi e i ricavi collegati all’esercizio dell’attività d’impresa; il secondo descrive la situazione patrimoniale del soggetto in riferimento ad un determinato lasso di tempo mentre nel rendiconto vengono indicate le fonte di liquidità disponibile.
Per questo, il bilancio depositato è tra i documenti che vengono richiesti maggiormente nell’ambito di verifiche specialistiche; in particolare, può fornire riscontri importanti durante le procedure di due diligence finanziaria o patrimoniale, svolte nell’ambito di fusioni o acquisizioni tra due o più aziende.
Chiunque abbia interesse o necessità di consultare il bilancio depositato presso il Registro delle Imprese da parte di un’azienda può ottenerne una copia. Come si legge su Ivisura, è sufficiente richiedere una visura camerale (ossia una ricerca d’archivio), inoltrando la richiesta ad un portale specializzato in servizi di questo tipo oppure al sito ufficiale della Camera di Commercio. In tal caso, è necessario avere a disposizione alcune informazioni: il comune o la provincia in cui ha sede l’azienda di riferimento e la ragione sociale, il codice fiscale (o la partita IVA). Al momento della richiesta, è possibile scegliere tra il bilancio più recente e uno storico di tutti i bilanci depositati dalla società. Il soggetto che eroga il servizio, a pagamento, procede all’invio, in formato digitale, della copia del documento richiesto. È bene sottolineare che la visura camerale non ha valore legale ma soltanto lo scopo di rendere accessibili a chiunque ne abbia bisogno informazioni di carattere pubblico; di conseguenza, il documento non è opponibile a terzi. Per scopi legali, è necessario richiedere un certificato camerale (da stampare su carta filigranata), la cui validità – a differenza della visura – è limitata ad un periodo di sei mesi successivi alla data di rilascio.